Intervista: Workshop creativi per il nuovo portale - Irene Bursese INOVIA

Intervista a M. S. – Human Resources Manager Azienda Settore Automotive

Cosa vi ha portati alla realizzazione di questo progetto?

Il progetto dei Workshop creativi per il nuovo portale si colloca nell’ambito di un piano di comunicazione interna/coinvolgimento più ampio.

Ad un primo livello l’Azienda sentiva l’esigenza di rafforzare alcune leve soft, come quella della comunicazione interna, e tra i vari strumenti decideva di rafforzare anche la comunicazione on-line, fondamentale in un contesto connotato da una presenza internazionale e capillare. Un nuovo strumento al servizio delle persone dell’Azienda: era importante rispondesse alle loro esigenze.

Nello specifico il portale per la sue caratteristiche di business completo ma di nicchia, numericamente relativamente piccolo, poteva fungere da buon pilota in questo senso; anche per il profilo dei tecnici con competenze avanzate di utilizzo degli strumenti informatici. Perché allora non coinvolgerli fin da subito e direttamente nel progettare l’area web di comunicazione verso l’interno e verso l’esterno dell’azienda? Con l’onere e l’onore di essere dei piloti di eccellenza per il resto dell’Azienda?
Da qui l’idea di coinvolgerli sul progetto del nuovo portale, partendo proprio dall’ascolto con una survey per arrivare al coinvolgimento diretto con il progetto pilota.

Cosa vi ha fatto optare per una scelta creativa anziché soltanto tecnica?

Se di coinvolgimento si trattava, avevamo bisogno di stimolare, di tirare fuori, di canalizzare le capacità creative delle persone verso un obiettivo comune: creare un portale che servisse a loro e in cui si riconoscessero. Un obiettivo sfidante, anche perché la decisione è stata quella di coinvolgere tutti i possibili utenti del futuro portale; tutti gli impiegati e i professional. In un contesto di coinvolgimento così ampio era indispensabile farsi guidare da una metodologia creativa specifica ed efficace, con il supporto di facilitatori competenti nella gestione del teamworking.

Come si e’ svolto il progetto e chi ha coinvolto?

Il lancio del progetto è avvenuto nell’ambito della convention annuale. Il processo, che ha coinvolto un centinaio di impiegati e professional, ha previsto:

– una fase di ascolto tramite una survey sull’utilizzo dell’attuale portale intranet e sulle aspettative del nuovo

– una fase di formazione sulla nuova piattaforma informatica

– due giornate di workshop creativi, che hanno coinvolto in un lavoro di teamworking circa 50 persone sul progetto della Extranet e altrettante sulla Intranet; per un totale di 5 team per giornata ognuno guidato da un facilitatore con la modalità del buzz-group. Una commissione tecnica aziendale (Comunicazione + IT) ha valutato i lavori per assegnare degli “Oscar” ai vari progetti. Nella fase di premiazione finale del team vincente, con votazione popolare, e degli Oscar, la presenza del responsabile di Linea di Business e dei responsabile Human Resources e Comunicazione Esterna dell’Azienda ha dato all’evento un forte commitment.

Come descriverebbe le 2 giornate di workshop creativi che si sono svolte con 2 gruppi di circa 50 persone ciascuno?

Come sono state definite dai partecipanti stessi: “una giornata passata lavorando su temi non usuali, in modo non convenzionale e piacevole”; “Interessante, coinvolgente, divertente; ci si aspettava qualcosa di diverso (più noioso)”; “Esperienza positiva dove ci siamo trovati a lavorare e collaborare anche con colleghi con i quali non si lavora abitualmente e questo è sicuramente servito a fare “Gruppo””; “Ottimo lavoro di gruppo/buona l’idea della competizione per stimolare la partecipazione”…

Prima di vedere in opera la metodologia creativa, cosa pensava rispetto alla possibilità di raggiungere un risultato concreto, in una sola giornata di lavoro, con ben 50 persone ?

Avrei temuto un processo lungo, sfilacciato, poco efficace… in poche parole non fattibile; l’unica alternativa sarebbe stata un “team dedicato”: soluzione che rappresenterà in realtà la fase finale del processo per l’implementazione e la realizzazione operativa del progetto che sintetizzerà il meglio di ognuno. Se fosse stata però la soluzione unica, avremmo perso l’importante dimensione del coinvolgimento allargato.

Come hanno risposto i partecipanti a questa proposta? Era proprio quello che si aspettavano sapendo che avrebbero lavorato “sul portale”?

No, come si evince da alcuni dei feedback che abbiamo raccolto e riportato sopra, si aspettavano una formazione più tradizionale e unilaterale… che sarebbe stata percepita meno coinvolgente e più cattedratica.

Come valuta questo intervento?

Molto positivo anche per l’effetto collaterale raggiunto di sensibilizzazione verso il teamworking (utilizzato come strumento), per il coinvolgimento nella riflessione su tratti di immagine, e per l’efficacia in termini di risultati e output fattivi, materiale prezioso che servirà alla fase di realizzazione.

Potrebbe descrivere il progetto con una metafora o un’immagine?

Una piccola rivoluzione copernicana nella percezione degli interventi di formazione sulle tematiche ICT in azienda…